ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
EL FANTASMA DEL DESEMPLEO
Según el I.N.D.E.C., en el país está desocupado el .............% de la población económicamente activa. Pero esta desocupación es estructural. Están desapareciendo los empleos en fábricas, oficinas, todos aquellos puestos para los que daban capacitación los empleos en fábricas, oficinas, todos aquellos puestos para los que daban capacitación los oficios y carreras tradicionales. Entre tanto aumenta la demanda de empleos que requieren conocimiento especializado, antes inexistentes. Especialmente en el sector computación, informática en general, tecnología de punta.
“ Lo que se premia, y se paga mejor, es la capacidad para reconocer y solucionar problemas“
ADMINISTRADOR DE EMPRESAS: RECONOCE ( DETECTA) Y SOLUCIONA PROBLEMAS.
ADMINISTRACIÓN
Es un sistema de principios, leyes jurídicas y técnicas con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar las actividades de grupos humanos hacia objetivos comunes.
Es la disciplina que estudia las organizaciones (empresas) y que tiene como objetivo lograr el máximo aprovechamiento de los recursos para lograr beneficios.
Administrar es:
- Prever PLANIFICACIÓN
- Organizar ORGANIZACIÓN Funciones de la
- Mandar y Coordinar EJECUCIÓN Administración
- Controlar CONTROL
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
ARMAR SU ESTRUCTURA
PONERLA EN MARCHA
HACER QUE FUNCIONE
Administrar es el proceso que permite que los propósitos, el conocimiento y la aptitud se conviertan en acción efectiva. El término administración no debe ser confundido. No es una persona ni un grupo de personas, tampoco es una clase social, política o económica, sino un proceso definido y quienes lo efectúan se llaman directores, gerentes, miembros de la administración o funcionarios ejecutivos.
Ninguna empresa puede alcanzar éxito si no tiene una administración competente. Las fallas más comunes en un mala administración son:
- Incompetencia
- Falta de experiencia teórica-práctica
- Hacer demasiadas compras a créditos
- Liberalidad para otorgar créditos
- Iniciar operaciones con poco capital
- No tomar en cuenta los gastos imprevistos
- No llevar registros detallados
- Mala elección del producto
- Promoción en gran escala
- Competencia de otras empresas
La persona mejor dotada para administrar es la que tiene aptitudes para dirigir y mandar gente, amplitud de criterio, conocimiento de sí mismo facilidad de expresión y pensamiento, visión, voluntad, deseo de responsabilidad, sinceridad y capacidad para lograr la confianza de los demás. Es muy conveniente para un director tener conocimiento teórico firme en el terreno en que se desenvuelve. Algunas veces se designa esta facultad como competencia técnica.
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
HENRY FAYOL nació en Francia, fue ingeniero, directivo y publicista. Editó un libro denominado “Administración Industrial y General” e hizo progresar a todas las empresas a las cuales perteneció. Fue uno de los pioneros en el estudio de la administración. Afirmaba que la función administrativa requiere cualidades físicas, intelectuales y morales, conocimientos especiales, cultura general y experiencia. Llega a la conclusión que la administración puede enseñarse en la Universidad como paso previo a la experiencia.
Destaca la necesidad de principios, porque no hay nada rígido y absoluto. Así surgen 14 principios:
1- DIVISIÓN DEL TRABAJO
Consiste en la división de tareas, de manera que a cada agente le competa realizar tareas cada vez más simples, que le permitan en esa simplicidad y repetividad adquirir una mayor destreza.
El obrero que fabrica todos los días la misma pieza y el jefe que trata constantemente los mismos negocios, adquieren una habilidad, una seguridad y una precisión que acrecen su rendimiento. Cada cambio de ocupación o de tareas implica un esfuerzo de adaptación que disminuye la producción. La división del trabajo tiene por finalidad conseguir una mayor y mejor producción aplicando el mismo esfuerzo. Sin embargo no es conveniente llevarla a sus límites extremos ya que, al minimizarse las tareas puede producirse el llamado “embrutecimiento” con la consiguiente pérdida de personalidad del individuo.
2- AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD
La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer.
La autoridad no puede desprenderse de la responsabilidad.
Todo agente que detenta autoridad es responsable por la realización correcta de las funciones encomendadas. Esta responsabilidad debe ser equilibrada con la autoridad; debe darse una relación directa entre ambas: a mayor autoridad, mayor responsabilidad.
La sanción de los actos de la autoridad forma parte de las condiciones esenciales de una buena administración. En la práctica dicha sanción es generalmente difícil de aplicar, sobre todo en las grandes empresas; es necesario establecer primero el grado de responsabilidad, luego la cuantía de la sanción y después como será aplicada esa sanción. Pues si es relativamente fácil establecer la responsabilidad de los actos de un obrero y la escala de sanciones correspondientes, la tarea es más ardua con respecto un capataz, y a medida que se asciende en la línea jerárquica de las empresas, que las operaciones son más complejas es mucho más difícil.
De ello se infiere que la sanción es una cuestión de uso, convencional, y que quién la aplique (juez), al establecerla, debe tener en cuenta el acto mismo, la circunstancias que lo rodean y la repercusión que la sanción puede tener. Para juzgar, se debe, por sobre todo, practicar con el ejemplo, tener alto valor moral, imparcialidad y firmeza. Si no se cumplen todas estas condiciones, es de temer que el sentimiento de la responsabilidad desaparezca de la empresa.
La responsabilidad, valientemente ejercida y soportada, es una fuente de respeto, es una clase de coraje muy apreciada en todas partes. Se tiene una prueba palpable de ello en el trato de algunos jefes de industria, muy superior al de ciertos funcionarios del Estado de grado equivalente, pero sin responsabilidades.
Sin embargo, la responsabilidad es generalmente tan temida como la autoridad es codiciada. El miedo de las responsabilidades paraliza muchas iniciativas y destruye muchas buenas cualidades.
Un buen jefe debe tener y expandir a su alrededor el coraje de las responsabilidades.
La mejor garantía contra los abusos de autoridad y las debilidades de un gran jefe es el valor personal y principalmente su alto valor moral.
Es sabido que ni la elección, ni la propiedad confieren este valor.
Por eso, para saber mandar hay que saber realizar la tarea, conocer fehacientemente lo que se debe hacer para, de esta manera, ejercer la autoridad. Esto es aplicable en todos los órdenes de la vida.
3- DISCIPLINA
Hablar de disciplina es hablar de obediencia. La disciplina surge de un correcto conocimiento de los convenios, de las normas reglamentarias, de la situación de jefes y subordinados.
La disciplina consiste esencialmente en la obediencia, la asiduidad, la actividad, la presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes.
Estas convenciones fijan las modalidades de la disciplina, ya se trate de pactos libremente debatidos o aceptados sin discusión previa; que sean escritos o tácitos; que resulten de la voluntad de las partes, de las leyes o de la costumbre.
La disciplina, resultante de convenciones diversas y variables, se presenta naturalmente con los aspectos más diferentes; las obligaciones de obediencia, de asiduidad, de actividad y de presencia difieren, en efecto, de una empresa a otra, de una categoría de agentes a otra en la misma empresa, de una región a otra y de una época a otra.
Sin embargo, la disciplina es absolutamente necesaria para la buena marcha de los negocios, pues el desorden engendra desobediencia y así ninguna empresa podría prosperar.
Cuando se manifiesta una falla en la disciplina o cuando el entendimiento o la armonía entre los jefes y los subordinados deja que desear, no hay que limitarse a echar negligentemente la responsabilidad de esta situación sobre el mal estado del personal; ordinariamente el mal es una consecuencia de la incapacidad de los jefes. Siempre se ha observado que los obreros son obedientes y aun abnegados cuando se hallan bien dirigidos.
En el orden de los factores que influyen sobre la disciplina, es necesario colocar, al lado del mando, a los convenios. Conviene que sean claros y den satisfacción a ambas partes, en todo lo que sea posible. Tal cosa es difícil.
El interés de la empresa exige que se apliquen, contra los actos de indisciplina, ciertas sanciones susceptibles de impedir o de disminuir su repetición. La experiencia y el tacto del jefe son puestos a prueba en la elección y el grado de las sanciones aplicadas: amonestaciones, consejos, multas, suspensiones, descenso de categorías o cesantía. En su aplicación es necesario tener en cuenta los individuos y el medio.
En resumen, la disciplina es el respeto de los convenios que tienen por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y los signos exteriores con que se manifiesta el respeto. Ella se impone a los más altos jefes como a los agentes más modestos.
Los medios más eficaces para establecer y mantener la disciplina son:
- Buenos jefes en todos los grados jerárquicos.
- Convenios tan claros y equitativos como sea posible.
- Sanciones penales juiciosamente aplicadas.
Si los roles están determinados correctamente la disciplina es la fuerza que da vida y lo que determina que cada uno cumpla asiduamente con la tarea, demostrando cómo está organizada la empresa.
4- UNIDAD DE MANDO
Ningún agente puede recibir órdenes de dos jefes al mismo tiempo. Al no cumplirse este principio se produce la dualidad de mando.
Las causas por las cuales se produce la dualidad de mando son:
- Falta de capacidad de los jefes para delegar
- Incorrecta delimitación de jurisdicciones en las que decide cada jefe.
Para la ejecución de un acto cualquiera un agente sólo debe recibir órdenes de un jefe. Es imposible que sean dos los que ejerzan el mando.
Si este principio es violado, la autoridad se resiente, la disciplina se compromete, el orden se perturba, la estabilidad se altera.
Desde el momento en que dos jefes ejercen su autoridad sobre el mismo hombre o sobre el mismo servicio, se deja sentir un malestar; si la causa persiste, aumenta la confusión, la enfermedad aparece lo mismo que en un organismo animal molestado por un cuerpo extraño, y se observan las consecuencias siguientes:
- O bien la dualidad cesa por la desaparición o la anulación de uno de los jefes y la salud social renace;
- O el organismo continúa debilitándose.
En ningún caso se produce la adaptación del organismo social a la dualidad de mando.
La dualidad de mando es extremadamente frecuente: ejerce sus estragos en todas las empresas, grandes o pequeñas, en la familia y en el Estado.
El mal es tanto más temible cuanto que se insinúa en el organismo social mediante los pretextos más plausibles:
- En la esperanza de ser mejor comprendido, o de ganar tiempo, o bien para conjurar inmediatamente una maniobra peligrosa, el jefe 2 imparte directamente sus órdenes a un agente C sin pasar por el jefe 1.
Si este procedimiento se repite nos hallamos en presencia de la dualidad de mando y de sus consecuencias: hesitación en el subalterno, confusión, choque de intereses opuestos, disgusto en el jefe dejado de lado, desorden en el trabajo. Veremos luego que es posible apartarse de la vía jerárquica, cuando es necesario, evitando los inconvenientes de la dualidad de mando.
- El deseo de evitar la dificultad inmediata que representa la distribución de atribuciones entre dos socios, dos amigos, o dos miembros de la misma familia, hace a veces que la dualidad de mando reine desde el principio en la cima de las empresas. Poseyendo idénticos poderes, teniendo igual autoridad sobre los mismos hombres, los dos socios llegan fatalmente a la dualidad y sus consecuencias.
A pesar de las duras lecciones recibidas, las experiencias de esta clase son muchas. Los nuevos asociados creen que la mutua afección, el interés común y la habilidad los preservarán de todo conflicto, aun de disentimientos serios. Salvo rara excepción, la ilusión dura poco: una molestia sobreviene primero, después cierta irritación y también con el correr del tiempo la aversión, si la dualidad existe.
Los hombres no soportan la dualidad de mando.
Una prudente división de las atribuciones hubiera disminuido el peligro, sin hacerlo desaparecer completamente, pues, entre dos jefes de la misma categoría, existe siempre alguna cuestión indivisa. Pero es correr en busca del fracaso pretender organizar un negocio con dos jefes colocados en el mismo pie de igualdad, sin dividir sus atribuciones y separar sus poderes.
- Una imperfecta delimitación de los servicios conduce también a la dualidad de mando; dos jefes, impartiendo órdenes en una esfera de influencia, que cada uno cree que le pertenece, dan origen a la dualidad.
- Las continuas relaciones entre los diversos servicios, la trabazón natural de las funciones y las atribuciones a menudo imprecisas crean un peligro constante de dualidad. Si un jefe sagaz no pone las cosas en orden se producen usurpaciones de funciones que entorpecen y comprometen la marcha de los negocios.
En todas las asociaciones humanas, en la industria, en el comercio, en el ejército, en la familia, en el Estado, la dualidad de mando es una fuente perpetua de conflictos, a veces muy graves, que reclaman particularmente la atención de los jefes de todas las categorías y que deben ser solucionadas.
5- UNIDAD DE DIRECCIÓN
Este principio puede expresarse así: un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin.
Es ésta la condición necesaria de la unidad de acción, de la coordinación de fuerzas y de la convergencia de esfuerzos.
Un cuerpo de dos cabezas es, en el mundo social como en el mundo animal, un monstruo. No vale la pena que viva.
Es necesario no confundir UNIDAD DE DIRECCIÓN ( un solo jefe, un solo programa) con UNIDAD DE MANDO (un agente no debe recibir órdenes sino de un solo jefe). La unidad de dirección se crea mediante una buena constitución del cuerpo social, la unidad de mando depende del funcionamiento del personal.
La unidad de mando no puede existir sin la unidad de dirección, pero no deriva de ésta.
También más que a unidad de dirección se refiere a unidad de programa, unidad en lo que hace al plan principal hacia cuya realización han de converger todos los esfuerzos de la empresa. Naturalmente que este principio no pretende eliminar la existencia de otros planes (derivados, auxiliares, accesorios, alternativos), se refiere al objetivo fundamental al que concurren todos los otros planes menores.
6- SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL INTERÉS GENERAL
Significa que debe anteponerse el interés de la empresa a los intereses particulares de sus miembros.
En muchos casos, no es el interés individual, sino el de grupos que pretenden utilizar a la empresa exclusivamente para su satisfacción (propietarios, accionistas, directivos, etc.). Esto se debe a que la ignorancia, la ambición, el egoísmo, la pereza, las debilidades y todas las pasiones humanas tienden a hacer perder de vista el interés general en provecho del interés particular.
En la pequeña empresa es fácil olvidar el interés general, es decir, el de la propia empresa, pero el patrón está allí para recordar este interés a los que intentaran olvidarlo.
En el Estado el interés general es una cosa tan compleja, tan vasta, tan lejana, que no es fácil formarse de él una idea precisa; y el patrón es una especie de mito para la casi totalidad de los funcionarios. Si no es sin cesar reavivado por la autoridad superior, el sentimiento del interés general se esfuma, se debilita y se olvida que no es más que el funcionamiento de una gran máquina en la cual todas las partes deben marchar de acuerdo.
7- REMUNERACIÓN DEL PERSONAL
La remuneración del personal constituye el precio del servicio prestado.
Es necesario que el empleado (cualquiera sea su nivel) reciba una remuneración “justa” que le permita a quién la reciba subsistir en forma decorosa con su familia, ahorrar y también ir mejorando su situación.
Debe ser equitativa, es decir justa para ambas partes, quién la recibe (empleado) y quién la abona (empresa).
8- CENTRALIZACIÓN
Consiste en que en cualquier organismo todo converge hacia un órgano central que es el que recepta y que en definitiva guía y gobierna a todo el cuerpo.
En la empresa pequeña individual la centralización es máxima ya que las órdenes del jefe van directamente a los agentes inferiores.
A medida que la empresa crece se va descentralizando.
Existe descentralización en las empresas importantes, donde el jefe se halla separado de los agentes inferiores por una larga escala jerárquica, es decir que las órdenes pasan por una serie obligada de intermediarios.
Todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados pertenece a la descentralización. Todo lo que disminuye la importancia del papel del empleado pertenece a la centralización.
Cualquiera sea el grado de descentralización, tendrá que haber alguien que aúne y dirija todos los esfuerzos hacia la consecución dl objetivo común.
Debe procurarse la mejor utilización posible de las facultades de todo el personal.
Si el valor del jefe, sus fuerzas, su inteligencia, su experiencia y la rapidez de sus concepciones le permiten extender mucho su acción personal, podrá llevar muy lejos la centralización y reducir a sus empleados al papel de simples agentes de ejecución. Si, por el contrario, conservando el privilegio de dar las directivas generales, prefiere recurrir más a la experiencia, al criterio o a los consejos de sus colaboradores, puede efectuar una amplia descentralización.
9- JERARQUÍA
La jerarquía está constituida por la serie de niveles que se escalonan desde la cúspide hasta la base de la estructura.
La vía jerárquica es la que obligadamente debe transitar toda información en forma descendente o ascendente. También puede existir comunicación de tipo horizontal (entre 2 o más empleados de un mismo nivel), con la doble condición de estar autorizados por sus superiores inmediatos y la posterior comunicación de lo resuelto.
10- ORDEN
Es conocida la fórmula del orden material:
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
La fórmula del orden social es idéntica:
Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar
ORDEN MATERIAL
Para que reine el orden material, es necesario que se haya reservado un lugar para cada objeto y que cada objeto se halle en el lugar que le ha sido asignado.
¿Es esto suficiente? ¿No será necesario, además, que el lugar haya sido bien elegido?
El orden debe tener por resultado evitar las pérdidas materiales y de tiempo. Para que este propósito sea alcanzado en forma absoluta es necesario, no solamente que las cosas estén en su lugar, bien arregladas, sino también que el lugar haya sido elegido de manera de facilitar todas las operaciones tanto como sea posible. Si esta última condición no se cumple, el orden es sólo aparente.
El orden aparente puede encubrir un desorden real. Por ej. un depósito de lingotes de acero donde los materiales, bien derechos, alineados y limpios, dan una agradable impresión de orden. Y mirando de cerca se comprueba que una misma pila tiene, mezcladas, cuatro o cinco especies de aceros destinados a distintas fabricaciones. De donde resultan maniobras inútiles, pérdidas de tiempo, posibilidades de errores, etc. En este caso no está cada cosa en su lugar.
Podría suceder, por el contrario, que un desorden aparente correspondiese a un orden real. Sería el caso de papeles esparcidos según la voluntad del dueño y que un servidor bien intencionado, pero incompetente, dispusiera en otra forma y arreglara en pilas bien alineadas. El dueño no los reconocería inmediatamente y tardaría mucho más tiempo en hallar el que necesitara.
El orden perfecto implica un lugar juiciosamente elegido; el orden aparente no es sino una imagen falsa o imperfecta del orden real.
ORDEN SOCIAL
Una vez determinados los cargos necesarios para la marcha de la empresa y seleccionadas las personas que los desempeñarán, cada una de éstas ocupará el puesto donde pueda rendir el máximo de servicios.
El orden perfecto exige además que el lugar convenga al agente y que el agente convenga al puesto.
El orden social exige un conocimiento exacto de las necesidades y de los recursos sociales de la empresa y un equilibrio constante entre estas necesidades y estos recursos . Este equilibrio es muy difícil de establecer y de mantener, y tanto más difícil cuanto lo empresa es más grande. Y cuando ese equilibrio se ha roto, cuando los intereses particulares han hecho descuidar o sacrificar el interés general, cuando la ambición, el nepotismo, el favoritismo o simplemente la ignorancia, han multiplicado inútilmente los puestos o colocado en los cargos indispensables a agentes incapaces, se necesita mucho talento, mucha voluntad y más perseverancia que la que exige actualmente la inestabilidad ministerial para hacer desaparecer los abusos y restablecer el orden.
La fórmula del orden: un lugar para cada persona y cada persona en su lugar, adquiere una amplitud extraordinaria si se la aplica al Estado. Es la responsabilidad de la nación frente a todos y a cada uno, es el porvenir de cada uno previsto, es la solidaridad, es la cuestión social entera.
11- EQUIDAD
Es decir la justicia aplicada con equidad, que supone la consideración de las circunstancias y el individuo que es sujeto de esa circunstancia. Supone la aplicación de la justicia, con energía pero así mismo con benevolencia. No se trata de la aplicación fría de la norma.
Es la combinación de un trabajo justo y amistoso, sin excluir severidad cuando sea necesario.
12- ESTABILIDAD DEL PERSONAL
Este principio lo podemos enfocar desde 2 ángulos distintos:
- ESTABILIDAD DEL PERSONAL DENTRO DE LA EMPRESA
Cada cambio que se produce en las tareas del agente supone una nueva adaptación y en cierto modo un retroceso pues tiene que integrarse a la nueva tarea; de aquí que la estabilidad proporciona la especialización y la posibilidad de una mejor aplicación de sus conocimientos para una producción mayor, tanto en cantidad como en calidad.
- ESTABILIDAD DEL PERSONAL EN LA EMPRESA
Se refiere a la estabilidad del trabajo, el empleado debe sentirse seguro en su trabajo, ya que la inseguridad le quita al agente voluntad e iniciativa y toda intención de superación.
13- INICIATIVA
Todos sabemos lo importante que es para el ser humano tener ideas y poder desarrollarlas. Un principio de sana administración es el de permitir que los agentes de todos los niveles puedan expresar sus ideas y concretarlas si es que realmente son interesantes.
En algunas empresas se acostumbra a premiar las iniciativas del personal que se aplican, pero en realidad todas las ideas presentadas deben ser consideradas y si no se corresponde su aplicación se le explicará al presentante el porqué de tal decisión.
Se debe fomentar y darle oportunidades a cada empleado para que desarrolle sus energías y resuelva dificultades.
14- LA UNIÓN DEL PERSONAL
Dos proverbios son de aplicación en este principio:
- “ La unión hace la fuerza “, que nos habla de la necesidad de mantener el personal unido, y así con esa unidad alcanzar los objetivos de la empresa. Coordinación y cooperación.
- “ Dividir para Reinar “, su aplicación significaría un debilitamiento de las propias fuerzas. Dividir las fuerzas enemigas para debilitarlas, es demostrar habilidad; pero dividir las propias es una falta grave contra la empresa.
Unidad del personal implica trabajo en equipo con solidaridad, armonía, coordinación de
Esfuerzos y comunicación.
ACTIVIDADES
1- Indica qué principio o principios de la administración no son tenidos en cuenta en los siguientes casos:
a- José Pérez es empleado de la sección contable y recibe órdenes del Gerente General y el Gerente de Sección.
b- Juan López, que trabaja en la sección empaque, discutió con su compañero alterando el normal funcionamiento del sector y por ello presento su queja a la autoridad máxima de la organización.
c- El gerente General de una empresa pequeña considera que es importante que sus empleados se ocupen de todas las tareas indistintamente incluyendo las de administración y producción.
2- Supongamos que una persona titulada en Administración de Empresas conoce todos los principios administrativos. ¿Podrá llegar a ser por ese hecho un buen gerente?
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Identificado el o los objetivos generales de la empresa, se formulan los planes para alcanzarlos, se organiza en base a ese plan para distribuir las actividades necesarias y delegar la autoridad que se requiera, se ejecuta el plan preconcebido e implantado que luego es controlado para tender al logro del objetivo. En la práctica, estas funciones están relacionadas y se entrelazan; el fin de una función no implica el comienzo de la otra e incluso el proceso no se da con rigidez académica sino con la flexibilidad acorde a la situación que se plantee.
PLANIFICACIÓN
Planificar es prever. Prever es ver de antemano, conocer por señales o indicios lo que ha de acontecer.
Preveer significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo. Planificar es el marco referente al futuro camino a seguir por la empresa, preparado y realizable en un tiempo determinado.
La planificación se manifiesta a través de un PROGRAMA DE ACCIÓN. Cuando en la empresa se procede a cumplir la función administrativa, el primer paso consiste en elaborar un programa de acción donde se especifique su finalidad y amplitud.
El proceso administrativo es a la vez el resultado que se desea obtener, la línea de conducta a seguir, las etapas a franquear, los medios a emplear; es una especie de cuadro del porvenir, en el cual los acontecimientos próximos se hallan previstos con cierta precisión.
Una de las finalidades de la planificación es orientar el esfuerzo del grupo, ya que por su intermedio cada uno de los integrantes conoce qué es lo que se espera de él.
Otra función es la de reducir al máximo los riesgos inherentes a la puesta en marcha de la nueva intención. Al planear, se tiene en cuenta los distintos factores que pueden facilitar o impedir el trabajo.
ORGANIZACIÓN
La organización es imprescindible para lograr los objetivos: es el medio para alcanzarlos.
La empresa está compuesta por varias partes. Organizar es relacionar esas partes.
COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN:
- La tarea
- El personal que ha de ejecutarla
- El lugar de trabajo
- Las relaciones entre las personas
La planificación da como resultado inmediato la necesidad de realizar ciertas tareas, por lo tanto se deberán buscar las personas con aptitudes para llevarlas a cabo, a las cuales les debemos otorgar autoridad para realizarlas y exigirles la responsabilidad pertinente. Delineadas y asignadas las tareas, éstas deberán ejecutarse en un medio físico el cual debe estar de acuerdo a la persona y tipo de tarea asignada. Finalmente es imprescindible una correcta relación entre las personas para lograr el objetivo fijado. Gráficamente esto se expresa a través de organigramas (representación gráfica de la estructura de una empresa).
EJECUCIÓN O DIRECCIÓN
El cometido de la dirección de una organización es el de llevarla a cumplir con sus objetivos.
El mando es otro componente de la función administrativa. La planeación y la organización por sí solas no obtienen los objetivos: una empresa puede contar con planes bien elaborados, con una correcta organización donde se hallen adecuadamente asignadas las tareas, delineada la autoridad, podrá contar también con personal capacitado. Pero es necesario que el proceso administrativo se ponga en movimiento. Esa es la función del mando.
Dado que los grupos humanos organizados se mueven un base a decisiones y toda decisión genera una acción, podemos distinguir desde el punto de vista del mando, dos niveles: el de los que deciden y el de los que ejecutan.
Es en base a este esquema la forma en que se mueven las organizaciones, en nuestro caso las empresas siendo: riguroso en el ejército, más atenuado en las empresas y débil en cierto tipo de organizaciones tales como clubes por ejemplo, pero la existencia de las dos clases, dirigentes y dirigidos, estará siempre presente.
Siempre es necesaria la existencia de Jefes y Subordinados, además existen las personas aptas para integrar el primer nivel y las que no poseen actitud para dirigir y que en algunos casos nunca la adquirirán por carecer de condiciones que resultan imprescindibles.
PENSAMIENTO ACTUAL
En el presente se está cambiando el rígido sentido de la autoridad por el de la motivación, es decir, incentivar a los súbditos para que cumplan con las metas propuestas.
Las primeras motivaciones estuvieron dadas por la retribución salarial, compensando a los trabajadores más laboriosos.
Actualmente se propuso la administración participativa en donde los empleados pueden tener el aliciente de consiguir su realización personal en el trabajo cotidiano, con lo que reemplazarían la natural aversión al trabajo por un aliciente constante a la superación, buscando la satisfacción por el trabajo realizado y la consecución de las metas prefijadas.
CONTROL
No basta con planificar, organizar y dirigir, se debe también controlar, es decir verificar que todo ese proceso funcione correctamente y en caso de desviaciones, errores o fraudes, efectuar las correcciones necesarias, es decir realizar un seguimiento para mejorar su rendimiento a través de
Cambios, ya sea en la planificación, la organización y/o la dirección.
ACTIVIDADES
- Responde a los siguientes planteos:
1- La administración se ocupa sólo de la determinación de objetivos.
2- Menciona dos cualidades fundamentales para el trabajo administrativo que en tu opinión sean las más importantes en la actualidad. Justifica tu respuesta.
3- ¿Es necesario para un administrador tener siempre problemas? ¿Por qué?
4- ¿La Administración implica consideraciones de tipo social? ¿Por qué?
5- ¿Es la Administración una actividad en sí misma o es una cualidad que se adquiere con el tiempo y la experiencia?
6- En tu opinión ¿debe una persona tener necesariamente un conocimiento general del medio en que se desempeña como dirigente?
7- Haz un comentario sobre el siguiente enunciado: “las funciones administrativas fundamentales existen y son igualmente importantes en todas las jerarquías administrativas”.
8- Supongamos que un estudiante titulado en Administración de Empresas conoce todos los principios administrativos. ¿Podrá llegar a ser por ese hecho un buen gerente?
9- Resuelve el siguiente caso problema:
Entre los graduados de una universidad se encuentran Sergio Castro, Hernán Älvarez y Carlos Mattea. Los tres terminaron sus estudios en la escuela de administración de negocios y su intención para el futuro es ocupar un puesto administrativo.
Sergio Castro tiene 25 años, es un alumno excelente que obtuvo un promedio apenas inferior al máximo. Es amable, pero prefiere, ante un problema, trabajar solo. Posee capacidad analítica y ha ganado dinero que le permitió cubrir el 90 % de sus gastos como estudiante. Posee buena salud.
Hernán Älvarez le gusta la gente, participa en varias actividades, pero ninguna es deportiva. Su familia vive bien y con comodidades y le proporciona todo el dinero para cubrir sus gastos. Calificaciones Regulares.
Carlos Matea dice que le gustaría ser rico. Cubre sus gastos escolares con una beca. Atleta. Desempeño varios trabajos, pero tuvo que pedir dinero prestado para algunos gastos.
Problema:
a- En base a los datos anteriores ¿consideras que alguno o ninguno de ellos está capacitado para lograr el éxito en un puesto administrativo?
b- ¿Qué otros datos crees que hagan falta para determinar la posible capacidad de los tres recién graduados?. Especifica en cada caso.
c- Realiza un listado con los aspectos positivos y negativos de cada uno de ellos para desempeñar un puesto administrativo.
:
ACTIVIDAD
1- Ordena en forma lógica y secuencial las siguientes actividades y luego identifica a qué función
de la Administración corresponden:
.......... IDENTIFICACIÓN DEL OBJETIVO ..................................
.......... FORMULACIÓN DE PLANES PARA ALCANZARLOS .................................
.......... DISTRIBUCIÓN DE ACTIVIDADES ................................
......... DELEGACIÓN DE AUTORIDAD ................................
......... PUESTA EN MARCHA DEL PLAN ................................
......... VIGILANCIA ...............................
2-Codifica el siguiente listado de actividades teniendo en cuenta la función administrativa a la que pertenecen:
1- Proceso de PLANEAMIENTO
2- Proceso de ORGANIZACIÓN
3- Proceso de DIRECCIÓN
4- Proceso de CONTROL
...........JERARQUIZAR ...........COORDINACIÓN
...........ACTIVACIÓN ..........AJUSTAR
...........FORMULAR OBJETIVOS .........COMUNICACIÓN
...........MEDIR RENDIMIENTOS ..........DELEGACIÓN
...........RELACIONAR UNIDADES ...........AGRUPAR EN CARGOS
...........FIJAR METAS ............ELABORAR PRESUPUESTOS
...........DEFINIR TAREAS ..............PROGRAMAR
..........MOTIVACIÓN .............CORREGIR DESVIACIONES
..........LIDERAZGO .............DAR RESPONSABILIDADES
..........DAR AUTORIDAD .............DEPARTAMENTALIZAR
3- ¿ Cómo organiza una familia un viaje para las vacaciones de invierno?
Relaciona las actividades con cada una de las funciones administrativas.
Rta.: P: viajar
O: buscar auto, chofer, dinero
E: puesta en marcha: arranque
C: controlar velocidad, gomas, ver si llegamos a destino
4- Organizar:
- una fiesta de 15 años
- un campamento de 3 días
- acto sin profesor guía
- kiosco para ventas en la escuela
- biblioteca
